Hồ sơ nghiệm thu hạng mục chống cháy lan cần chuẩn bị những gì?

Hạng mục chống cháy lan tại các vị trí xuyên tường, xuyên sàn không thể nghiệm thu chỉ bằng cách nhìn bề mặt đã trám kín. Người kiểm tra còn phải xác định được vật liệu nào đã sử dụng, cấu hình nào được áp dụng, vị trí nào đã thi công và tài liệu kỹ thuật nào chứng minh cấu hình đó phù hợp.

Vì vậy, hồ sơ cần được chuẩn bị song song với quá trình thi công thay vì đợi đến cuối dự án mới gom tài liệu. Khi mỗi vị trí Firestop được đánh mã ngay từ đầu và liên kết với bản vẽ, hình ảnh, cấu hình kỹ thuật và biên bản nghiệm thu, QA/QC sẽ dễ kiểm tra hơn, đồng thời giảm đáng kể tình trạng phải mở lại trần hoặc kiểm tra lại những vị trí đã bị che khuất.

Bài viết này tập trung vào hồ sơ nghiệm thu chống cháy lan của hạng mục tại công trình. Hồ sơ, trình tự hoặc thủ tục quản lý nhà nước về phòng cháy, chữa cháy cần được xác định riêng theo loại dự án và quy định đang có hiệu lực tại thời điểm thực hiện.

Trả lời nhanh: Hồ sơ nghiệm thu chống cháy lan gồm những gì?

Hồ sơ nghiệm thu chống cháy lan thường gồm hồ sơ thiết kế, tài liệu kỹ thuật vật liệu, hồ sơ vật liệu đầu vào, biện pháp thi công, biên bản nghiệm thu, bản vẽ hoàn công, hình ảnh trước – trong – sau thi công, bảng mã vị trí Firestop và tài liệu đánh giá bổ sung cho những cấu hình đặc biệt nếu dự án có yêu cầu.

Hồ sơ thiết kế là căn cứ đầu tiên khi nghiệm thu Firestop

Trước khi kiểm tra keo, vữa hay bất kỳ tài liệu sản phẩm nào, QA/QC cần xác định vị trí đó đang phải đáp ứng yêu cầu gì trên hồ sơ thiết kế. Đây là bước giúp tránh tình trạng có đầy đủ tài liệu vật liệu nhưng lại không chứng minh được vật liệu ấy phù hợp với yêu cầu thực tế của công trình.

Ở những dự án có nhiều nhóm vật liệu chống cháy lan, bản vẽ hoặc bảng Firestop Schedule nên phân biệt rõ vị trí nào sử dụng hệ keo, vữa, tấm, cổ chống cháy hoặc giải pháp kết hợp thay vì ghi chung một dòng “bịt chống cháy”.

Những thông tin QA/QC nên lấy từ hồ sơ thiết kế

• Vị trí tường, sàn hoặc vách có yêu cầu ngăn cháy.
• Cấp chịu lửa EI hoặc yêu cầu kỹ thuật tương ứng.
• Loại vật nền: bê tông, tường xây, vách nhẹ hoặc cấu kiện khác.
• Loại vật xuyên: ống kim loại, ống nhựa, cáp điện, máng cáp, ống gió hoặc hệ kết hợp.
• Kích thước lỗ mở hoặc khe xuyên.
• Yêu cầu vật liệu hoặc hệ Firestop nếu thiết kế đã quy định.
• Các chi tiết cấu tạo hoặc chỉ dẫn kỹ thuật liên quan.

Nếu bản vẽ chưa thể hiện đầy đủ cấu hình, hồ sơ trình duyệt vật liệu và tài liệu kỹ thuật được chấp thuận cần đóng vai trò bổ sung. Người lập hồ sơ không nên tự suy luận cấu hình chỉ từ tên sản phẩm.

Hồ sơ kỹ thuật vật liệu chống cháy lan cần có gì?

Đây là nhóm tài liệu quan trọng nhất để chứng minh sản phẩm được sử dụng đúng phạm vi. Tuy nhiên, hồ sơ kỹ thuật không phải cứ càng dày càng tốt. Giá trị nằm ở việc tài liệu có đúng sản phẩm, đúng phiên bản và có thể đối chiếu với điều kiện thi công thực tế hay không.

Catalogue và bảng dữ liệu kỹ thuật

Catalogue hoặc bảng dữ liệu kỹ thuật giúp nhận diện sản phẩm, đặc tính, cách sử dụng, điều kiện bảo quản và hướng dẫn thi công. Tài liệu này hữu ích cho quá trình trình duyệt vật liệu nhưng không phải lúc nào cũng đủ để chứng minh một cấu hình cụ thể đạt cấp chịu lửa yêu cầu.

ETA và tài liệu đánh giá hệ thống

Khi sản phẩm có ETA, người kiểm tra cần đọc sâu hơn phần tên sản phẩm. Những nội dung quan trọng thường nằm ở phạm vi ứng dụng, loại vật xuyên, loại vật nền, kích thước, chiều sâu vật liệu, khoảng cách và cấp chịu lửa của từng cấu hình.

QA/QC có thể tham khảo cách đọc ETA vật liệu chống cháy để tránh lỗi phổ biến là chỉ nhìn con số EI cao nhất rồi áp dụng cho mọi vị trí.

Báo cáo thử nghiệm và tài liệu phân loại

Nếu dự án sử dụng báo cáo thử nghiệm hoặc tài liệu phân loại làm căn cứ, cần kiểm tra xem điều kiện thử nghiệm có tương ứng với cấu hình đang thi công hay không. Một báo cáo dành cho ống kim loại chẳng hạn không tự động trở thành căn cứ cho ống nhựa chỉ vì cùng sử dụng một loại keo.

Đối chiếu ETA, DoP và CE như thế nào để không nhầm?

ETA, DoP và CE thường xuất hiện cùng nhau trong hồ sơ sản phẩm châu Âu nên rất dễ bị gom thành một nhóm “chứng chỉ”. Trên thực tế, chúng có vai trò khác nhau và cần được đọc trong mối quan hệ với đúng sản phẩm cũng như hệ thống được áp dụng.

Khi chuẩn bị hồ sơ, người phụ trách nên thực hiện đối chiếu DoP, ETA và CE theo mã sản phẩm và cấu hình thay vì chỉ kiểm tra xem bộ hồ sơ có đủ ba ký hiệu này hay không.

Một cách kiểm tra thực tế là đặt lần lượt các câu hỏi: tài liệu có đúng sản phẩm không, có đúng phiên bản không, cấu hình có đúng vật nền không, loại vật xuyên có phù hợp không, kích thước có nằm trong phạm vi áp dụng không và cấp EI yêu cầu có được chứng minh cho chính cấu hình đó không.

Hồ sơ vật liệu đầu vào cần giúp truy xuất đúng sản phẩm

Khi vật liệu được đưa vào công trường, hồ sơ đầu vào cần giúp chứng minh rằng sản phẩm thực tế đúng với sản phẩm đã được trình duyệt. Với những vật liệu dạng keo, vữa hoặc sản phẩm có hạn sử dụng, việc lưu lại nhãn và mã lô thường có giá trị hơn nhiều so với chỉ chụp một bức ảnh tổng thể kiện hàng.

Các tài liệu thường được kiểm tra

• Phiếu trình duyệt vật liệu đã được chấp thuận.
• Catalogue hoặc bảng dữ liệu kỹ thuật của đúng mã sản phẩm.
• Phiếu giao hàng hoặc tài liệu truy xuất nguồn hàng theo yêu cầu dự án.
• Nhãn sản phẩm, mã lô, ngày sản xuất và hạn sử dụng nếu có.
• Tình trạng bao bì khi nhập công trường.
• Biên bản kiểm tra hoặc nghiệm thu vật liệu đầu vào theo biểu mẫu dự án.

Danh mục chính xác có thể khác nhau giữa các công trình. Vì vậy, QA/QC nên căn cứ hợp đồng, chỉ dẫn kỹ thuật và quy trình quản lý chất lượng của dự án thay vì sao chép nguyên bộ hồ sơ của một công trình khác.

Biện pháp thi công phải thể hiện được cấu hình thực tế

Biện pháp thi công là cầu nối giữa tài liệu kỹ thuật của nhà sản xuất và cách đội thi công thực hiện tại hiện trường. Một biện pháp chỉ ghi “thi công theo hướng dẫn nhà sản xuất” thường khiến khâu nghiệm thu gặp khó vì không xác định được cụ thể chiều sâu, vật liệu chèn hay cách xử lý từng loại lỗ xuyên.

Thông tin nên có trong biện pháp thi công

• Cách chuẩn bị bề mặt trước khi thi công.
• Loại tường, sàn hoặc vật nền.
• Loại và kích thước vật xuyên.
• Kích thước lỗ mở hoặc khe hở.
• Loại vật liệu Firestop sử dụng.
• Chiều sâu hoặc chiều dày vật liệu.
• Vật liệu chèn nền nếu hệ thống yêu cầu.
• Cách bố trí quanh ống, cáp hoặc máng cáp.
• Điều kiện bảo dưỡng hoặc thời gian chờ nếu có.
• Cách đánh mã vị trí sau khi hoàn thiện.

Kinh nghiệm thực tế cho thấy những dự án lập một bảng cấu hình Firestop riêng theo từng loại vị trí thường dễ kiểm soát hơn rất nhiều so với việc để đội thi công tự đọc hàng trăm trang tài liệu kỹ thuật.

Biên bản nghiệm thu cần ghi đủ để truy xuất lại vị trí

Biên bản nghiệm thu không nên chỉ xác nhận “công việc đạt yêu cầu”. Một biên bản hữu ích phải giúp người đọc biết công việc được kiểm tra ở đâu, căn cứ theo tài liệu nào và thuộc cấu hình nào.

Nội dung nên thể hiện hoặc có thể truy xuất

• Tầng, khu vực hoặc phòng.
• Mã vị trí Firestop.
• Loại vật xuyên.
• Vật liệu đã sử dụng.
• Cấu hình hoặc bản vẽ tham chiếu.
• Thời điểm kiểm tra.
• Kết quả nghiệm thu.
• Các bên tham gia theo quy trình dự án.

Nếu dự án có hàng trăm lỗ xuyên, một dòng mã như FS-L05-017 có giá trị rất lớn. Chỉ cần tra mã này, QA/QC có thể quay lại bản vẽ, hình ảnh và tài liệu kỹ thuật tương ứng mà không phải tìm thủ công trong nhiều thư mục.

Bản vẽ hoàn công và mã vị trí Firestop nên được lập thế nào?

Bản vẽ hoàn công cần phản ánh đúng vị trí thực tế sau thi công, đặc biệt khi hệ MEP thay đổi trong quá trình triển khai. Mỗi vị trí nên có một mã nhận diện duy nhất và mã này phải được sử dụng thống nhất trên bản vẽ, bảng theo dõi, hình ảnh và biên bản.

Một cấu trúc đơn giản có thể là FS-L05-001, trong đó “FS” nhận diện Firestop, “L05” nhận diện tầng và phần cuối là số thứ tự vị trí. Dự án có thể xây dựng quy ước khác, miễn là mã không trùng và người kiểm tra có thể hiểu được.

Bản vẽ hoàn công nên cho biết

• Vị trí chính xác của điểm xuyên.
• Mã nhận diện Firestop.
• Loại vật xuyên.
• Tường, sàn hoặc khu vực liên quan.
• Mã cấu hình nếu dự án quản lý theo Firestop Schedule.
• Những thay đổi so với thiết kế ban đầu.

Điều quan trọng là bản vẽ hoàn công phải được cập nhật từ hiện trường, không phải chỉ đổi dấu “thiết kế” thành “hoàn công” trên bản vẽ cũ.

Hình ảnh nghiệm thu nên chụp trước, trong và sau thi công

Ảnh hiện trường đặc biệt quan trọng đối với những phần việc sẽ bị che bởi trần, hộp kỹ thuật hoặc lớp hoàn thiện. Sau khi bề mặt Firestop đã hoàn tất, nhiều chi tiết bên trong không còn nhìn thấy được nữa.

Ảnh trước khi thi công

• Toàn cảnh vị trí để nhận diện khu vực.
• Hình dạng và kích thước lỗ xuyên.
• Loại vật xuyên.
• Tình trạng bề mặt trước khi xử lý.

Ảnh trong quá trình thi công

• Vật liệu chèn nền nếu có.
• Chiều sâu hoặc cách bố trí vật liệu.
• Quá trình xử lý quanh đường ống, cáp hoặc máng cáp.
• Nhãn hoặc bao bì sản phẩm khi cần truy xuất.

Ảnh sau khi hoàn thiện

• Bề mặt Firestop sau thi công.
• Mức độ bịt kín quanh vật xuyên.
• Tem hoặc mã vị trí.
• Ảnh tổng thể để nhận biết vị trí trong công trình.

Một lỗi rất thường gặp là ảnh được đặt tên kiểu IMG_1028, IMG_1029 và lưu chung trong một thư mục. Khi bàn giao, gần như không ai biết từng ảnh thuộc vị trí nào. Tốt hơn nên đổi tên ảnh theo chính mã Firestop của công trình.

Khi nào hồ sơ có thể cần Engineering Judgment?

Không phải mọi vị trí ngoài hiện trường đều giống hoàn toàn cấu hình đã được thử nghiệm hoặc đánh giá. Có thể xuất hiện lỗ mở lớn hơn, nhiều loại vật xuyên đi chung, khoảng cách khác tài liệu hoặc điều kiện tường và sàn đặc biệt.

Trong những trường hợp cấu hình thực tế nằm ngoài phạm vi thông thường, dự án có thể phải xem xét Engineering Judgment trong Firestop hoặc tài liệu đánh giá kỹ thuật phù hợp theo quy trình chấp thuận của dự án.

Engineering Judgment không nên được hiểu là một giấy xác nhận để hợp thức hóa bất kỳ cách thi công nào. Điểm cốt lõi vẫn là phải có căn cứ kỹ thuật cho điều kiện thực tế.

Checklist kiểm tra hồ sơ trước khi trình nghiệm thu

Trước khi gửi hồ sơ, QA/QC nên chọn ngẫu nhiên một vài vị trí Firestop và thử truy xuất toàn bộ chuỗi tài liệu. Nếu không thể đi từ vị trí thực tế đến hồ sơ kỹ thuật trong vài phút, hệ thống quản lý hồ sơ vẫn còn điểm cần hoàn thiện.

Cách kiểm tra hồ sơ Firestop theo chuỗi truy xuất

Một bộ hồ sơ tốt phải trả lời được câu hỏi: “Nếu chọn ngẫu nhiên một lỗ xuyên tại công trường, tôi có chứng minh được toàn bộ lịch sử kỹ thuật của vị trí này không?”

Chuỗi kiểm tra nên được tổ chức như sau:

Vị trí thực tế → mã Firestop → bản vẽ hoàn công → cấu hình áp dụng → sản phẩm → tài liệu kỹ thuật → hình ảnh thi công → biên bản nghiệm thu.

Ví dụ, khi kiểm tra vị trí FS-L08-017, kỹ sư phải tìm được mã này trên bản vẽ, biết đó là loại xuyên gì, sản phẩm nào đã sử dụng, cấu hình tham chiếu nào được áp dụng và có ảnh thể hiện quá trình thi công trước khi vị trí bị che khuất.

Cách kiểm tra này hiệu quả hơn nhiều so với việc chỉ mở từng thư mục và hỏi “đủ catalogue chưa?”, “đủ biên bản chưa?”. Nó giúp đánh giá chất lượng hồ sơ theo đúng logic của công việc thực tế.

Những lỗi hồ sơ chống cháy lan thường gặp

Phần lớn vấn đề phát sinh không phải vì công trường hoàn toàn không có hồ sơ, mà vì tài liệu, vật liệu và hiện trạng không kết nối được với nhau. Một vài lỗi dưới đây thường chỉ được phát hiện khi dự án đã bước vào giai đoạn hoàn công.

Dùng đúng thương hiệu nhưng sai mã sản phẩm

Một nhà sản xuất có thể có nhiều dòng vật liệu chống cháy. Việc đưa tài liệu của cùng thương hiệu nhưng khác mã sản phẩm vào hồ sơ sẽ khiến chuỗi truy xuất mất giá trị.

Chỉ nhìn cấp EI cao nhất trong tài liệu

EI phải được đọc cùng cấu hình. Một sản phẩm có thể đạt EI 120 trong một cấu hình nhưng không có nghĩa mọi lỗ xuyên sử dụng sản phẩm đó đều đạt EI 120.

Cấu hình thực tế khác tài liệu tham chiếu

Khác loại vật xuyên, kích thước, loại tường hoặc cách bố trí đều có thể làm thay đổi phạm vi áp dụng. Đây là lý do việc chụp ảnh và đo kiểm trong quá trình thi công rất quan trọng.

Ảnh hiện trường không có mã vị trí

Hàng trăm ảnh không có mã thường ít giá trị hơn một bộ ảnh được đặt tên và sắp xếp theo từng vị trí Firestop.

Không chụp giai đoạn trước khi che khuất

Sau khi đóng trần hoặc hoàn thiện hộp kỹ thuật, nhiều lớp cấu tạo không còn kiểm tra trực tiếp được.

Bản vẽ hoàn công không cập nhật thay đổi MEP

Đường ống được dời nhưng bản vẽ Firestop vẫn giữ vị trí cũ khiến người nhận bàn giao không xác định được điểm xuyên thực tế.

Có đủ tài liệu nhưng không chứng minh được cấu hình

Đây là lỗi nghiêm trọng nhất về mặt hồ sơ kỹ thuật. Có catalogue, ETA hoặc báo cáo thử nghiệm chưa đủ nếu không xác định được cấu hình nào trong tài liệu đang được áp dụng cho đúng vị trí ngoài công trường.

Hồ sơ nghiệm thu chống cháy lan có giống hồ sơ nghiệm thu PCCC không?

Hai khái niệm này không nên đồng nhất. Trong phạm vi bài viết, hồ sơ nghiệm thu chống cháy lan là hồ sơ quản lý chất lượng của hạng mục Firestop, tập trung vào vật liệu, cấu hình, thi công, hình ảnh, hoàn công và khả năng truy xuất từng vị trí.

Hồ sơ hoặc thủ tục liên quan đến quản lý nhà nước về phòng cháy, chữa cháy có phạm vi rộng hơn và phụ thuộc vào loại công trình, giai đoạn dự án cùng quy định đang có hiệu lực.

Do hệ thống quy định có thể thay đổi theo thời gian, chủ đầu tư và nhà thầu nên kiểm tra văn bản hiện hành tại thời điểm thực hiện thay vì lấy nguyên bộ hồ sơ từ một dự án cũ làm mẫu bắt buộc cho dự án mới.

UNIC có thể hỗ trợ gì khi chuẩn bị hồ sơ kỹ thuật Firestop?

Ngay từ giai đoạn trình duyệt vật liệu, nhà thầu nên cung cấp đủ thông tin về vật nền, loại vật xuyên, kích thước lỗ mở, cấp EI yêu cầu và điều kiện thi công. Việc xác định đúng cấu hình từ đầu thường tiết kiệm thời gian hơn nhiều so với việc đến giai đoạn hoàn công mới quay lại tìm tài liệu phù hợp.

UNIC có thể hỗ trợ khách hàng tra cứu và đối chiếu tài liệu kỹ thuật của những giải pháp chống cháy lan do doanh nghiệp cung cấp, giúp kỹ sư xác định đúng sản phẩm và phạm vi tài liệu liên quan trước khi đưa vào hồ sơ dự án.

Khi gửi yêu cầu kỹ thuật, thay vì chỉ hỏi “cần vật liệu EI 120”, nên gửi thêm bản vẽ hoặc hình ảnh vị trí, loại tường hoặc sàn, loại vật xuyên và kích thước thực tế. Những dữ liệu này giúp việc đối chiếu cấu hình chính xác hơn.

Câu hỏi thường gặp về hồ sơ nghiệm thu chống cháy lan

Dưới đây là những câu hỏi thường phát sinh khi kỹ sư MEP, QA/QC và nhà thầu hoàn thiện hồ sơ Firestop.

Kết luận

Một bộ hồ sơ nghiệm thu chống cháy lan tốt không được đánh giá bằng số lượng giấy tờ mà bằng khả năng truy xuất. Từ một vị trí ngoài hiện trường, người kiểm tra phải xác định được mã Firestop, bản vẽ, cấu hình, vật liệu, tài liệu kỹ thuật, hình ảnh và biên bản tương ứng.

Nếu tổ chức hệ thống này ngay từ lúc trình vật liệu và bắt đầu thi công, công việc nghiệm thu và hoàn công sẽ nhẹ hơn rất nhiều. Ngược lại, việc đợi đến cuối dự án mới gom catalogue, ảnh và biên bản thường dẫn tới tình trạng có tài liệu nhưng không biết tài liệu đó thuộc vị trí nào.

Câu hỏi quan trọng nhất khi rà hồ sơ vì vậy không phải là “đã đủ giấy tờ chưa?”, mà là “bộ hồ sơ hiện có có chứng minh được đúng cấu hình đã thi công tại đúng vị trí này hay không?”.